Факсимильная подпись — это оттиск печати, который воспроизводит собственноручную подпись человека, или цифровое изображение подписи (скан-образ), которое вставляют в электронный документ.
С помощью факсимильной подписи можно оформить документ без участия лица, которому эта подпись принадлежит. Например, с помощью факсимильной подписи секретарь может проставить подпись руководителя на сотню поздравительных писем или почётных грамот.
Согласно ч. 2 ст. 160 ГК РФ использование факсимиле допускается в случаях:
- предусмотренных законом;
- иными правовыми актами;
- соглашением сторон.
Нельзя использовать факсимильную подпись при оформлении:
- налоговой и бухгалтерской отчётности;
- уведомлений, заявлений и запросов в налоговую и другие государственные службы;
- первичной учётной документации;
- документов по кассовым операциям;
- счетов-фактур, авансовых отчётов;
- доверенностей;
- векселей;
- платёжных поручений и прочих финансовых документов;
- документов, которые требуют заверения у нотариуса.