Что такое факсимиле?
Факсимиле или факсимильная подпись — это фактически копия собственноручной подписи человека. Она может использоваться как клише-печать или в электронной форме. В отличие от «живой» подписи, которая всегда аналоговая, факсимильная узнаётся при сопоставлении нескольких документов, на которых она абсолютно одинаково смотрится. Удобство факсимиле состоит в возможности визировать и заверять документы от имени лица, например, руководителя организации, главного бухгалтера, без его личного участия. В этом же состоят и риски данного инструмента. Вот почему факсимиле часто уступает собственноручной подписи в вопросе доверия и имеет ряд нюансов использования.
Как использовать факсимиле?
Применение инструмента усложняется отсутствием единого специального закона, которым бы устанавливался правовой режим факсимиле, все запреты и дозволения.
Вам может быть интересно: Последствия банкротства физических лиц в 2021 году
«Лайфхаки» для правоприменителя пришлось собирать по самым разнообразным правовым источникам, и вот что каждому уважающему себя подписанту необходимо иметь в виду, приступая к работе с факсимиле.
Первое
следует держать в поле внимания, это принцип «что прямо не разрешено, то запрещено» — неспроста мы с него начали. Дело в том, что даже диспозитивный Гражданский кодекс нужно читать буквально, без вольного толкования, а его статья 160 допускает использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон. И это не наше профессиональное мнение, а цитата из части второй Письма Министерства Российской Федерации по налогам и сборам (да, когда-то такое ведомство существовало). Письмо № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи» 1 апреля 2021 года отметило семилетие, но юридической силы до сих пор не утратило и подлежит применению.
Итак, если в отношениях с контрагентами вы предполагаете пользоваться факсимиле, заключите прежде соглашение об этом.
Второе
данное Письмо МНС содержит также прямой запрет на использование факсимиле на доверенностях, платёжных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Здесь, что называется, в суд не ходи, запрет однозначный.
Третье
Анализ правоприменительной практики, в частности, судебных решений и опыта специалистов в рассматриваемом вопросе, указывает на то, что факсимиле категорически нежелательно (правильнее сказать, запрещено) пользоваться на кадровых документах: трудовых договорах, трудовых книжках, приказах и так далее.
Четвёртое
Выше мы привели цитату из Приказа, что факсимиле запрещается проставлять на всех документах, имеющих финансовые последствия. Что это за документы (помимо кадровых, у которых в некотором смысле тоже есть финансовые последствия)? Это упомянутые в самом начале счета-фактуры, первичные бухгалтерские документы (чеки, накладные и прочее); налоговые декларации и, в целом, любые документы, связанные с налогообложением; кассовые книги, расходные ордеры. Словом, все бумаги, связанные с деньгами, их оборотом, операциями с ними.
Итак, использование факсимиле — удобный способ оптимизировать документооборот внутри организации и деловую переписку с партнёрами. Важно лишь знать и помнить о юридических тонкостях его применения, чтобы практика судебных процессов с налоговыми органами или несговорчивыми контрагентами не стала частью вашей профессиональной активности.
